Üretim ve Dağıtımda Uçtan Uca Ticari Süreç Otomasyonu

Standart bir CRM’i, Türkiye’de üretim ve dağıtım alanında faaliyet gösteren büyük ölçekli bir sanayi kuruluşunun tedarikçi, bayi ve müşteri ilişkilerini uçtan uca yöneten, kuruma özel bir ticari operasyon platformuna dönüştürdük.

Müşteri Profili

Yurtiçi ve yurtdışı (ihracat/ithalat) ticaret yapan, çok sayıda tedarikçi ve bayi/müşteriyle çalışan büyük ölçekli bir üretim ve dağıtım şirketi. Kurumun kimliğini bu yazıda gizli tutuyoruz; 2018’den bu yana kesintisiz süren bir teknoloji ortaklığıyla, ticari operasyonlarının omurgasını oluşturan CRM altyapısını birlikte sürekli geliştiriyoruz.

Karşılaşılan Zorluk

Kurum, standart bir CRM’in kutudan çıktığı haliyle karşılayamayacağı, çok boyutlu bir ticari operasyon yürütüyor:

1. Yurtiçi satış, ihracat ve ithalat için ayrı ayrı ticari koşul ve onay süreçlerinin yönetilmesi gerekiyor.
2. Tedarikçi performansının, hedeflerinin ve koşullarının düzenli olarak izlenmesi ve bildirilmesi gerekiyor.
3. İş ortaklarının mali durumunun (bilanço, sermaye yapısı, resmi ticari sicil kayıtları) sürekli değerlendirilip risk oluştuğunda ilgili ekiplerin uyarılması gerekiyor.
4. Eksik/fazla teslimat ve hasarlı ürün gibi operasyonel sorunların uçtan uca takip edilmesi gerekiyor.
5. Bölüm ve süreç bazında farklılaşan, sık değişen yetkilendirme/erişim kurallarının merkezi ve tutarlı biçimde yönetilmesi gerekiyor.

Standart bir CRM bu ihtiyaçların hiçbirini kutudan çıktığı haliyle karşılamıyor.

Geliştirilen Çözüm

CRM’in çekirdeğini değiştirmeden, kuruma tamamen özel bir ticari operasyon platformu inşa ettik:

• Çok boyutlu ticari koşul yönetimi: Yurtiçi satış, ihracat ve ithalat için ayrı iş akışlarıyla ticari koşullar tanımlanıyor, onay süreçlerinden geçiyor ve ilgili hesaplara otomatik bağlanıyor.
• Tedarikçi ilişkileri ve performans takibi: Tedarikçi hedefleri, koşulları ve performansı düzenli olarak izleniyor; sapma olduğunda ilgili ekiplere otomatik bildirim gidiyor.
• Mali risk izleme: İş ortaklarının mali analiz, sermaye yapısı ve resmi ticari sicil bilgileri CRM içinde tutuluyor; olumsuz bir mali durum tespit edildiğinde ilgili ekiplere otomatik uyarı maili gönderiliyor.
• Operasyonel kalite takibi: Eksik/fazla teslimat ve hasarlı ürün bildirimleri uçtan uca kayıt altına alınıp sonuçlanana kadar otomatik olarak takip ediliyor.
• Merkezi, alan bazlı yetkilendirme: Ticari koşullar, ihracat, depo yönetimi ve tedarik gibi her iş alanı için ayrı ayrı tanımlanan erişim kuralları, günlük olarak otomatik güncelleniyor.
• Görev ve talep yaşam döngüsü bildirimleri: Talep, görev ve onay süreçlerinin her aşamasında ilgili kişilere otomatik hatırlatma ve bildirim mailleri gönderiliyor.
• Müşteri memnuniyeti ve rakip analizi: Düzenli müşteri anketleri ve rakip bilgisi CRM içinde sistematik olarak toplanıp raporlanıyor.
• Kendi kendini yöneten operasyon: 75’i aşkın otomasyon script’i; veritabanı performansını, oturum kilitlenmelerini ve disk kullanımını sürekli izleyen, düzenli yedekleme ve bakım işlerini kendiliğinden yürüten bir altyapı kuruldu.

Sonuç ve Kazanımlar

• Standart bir CRM, çekirdeğine dokunulmadan, kuruma tamamen özel bir ticari operasyon platformuna dönüştürüldü.
• Ticari koşul onayından tedarikçi takibine, mali risk izlemeden kalite takibine kadar tüm süreçler tek bir platformda uçtan uca yönetilir hale geldi.
• Bölüm bazlı yetkilendirme kuralları merkezi ve otomatik olarak güncel tutuluyor; manuel erişim yönetimi ihtiyacı büyük ölçüde ortadan kalktı.
• Sistem, veritabanı ve altyapı sorunlarını insan müdahalesi beklemeden kendi kendine izleyip yönetiyor.
• 2018’den bu yana kesintisiz süren bir teknoloji ortaklığıyla; binlerce özelleştirme dosyası, 80’i aşkın özelleştirilmiş modül ve 75’i aşkın otomasyon script’iyle sürekli büyüyen, kurumun günlük ticari operasyonunun omurgası haline gelmiş canlı bir platform.